人事担当のためのEXCELマメ知識①
～勤怠集計に使える関数～

今回から数回にわたって、人事労務に携わる方が知っていると便利なEXCELのまめ知識をお伝えしていきます。ごくごく基本的なことから、目からうろこの知識までお伝えできればと思います。

第1回目は、勤怠集計で使うと便利な関数を２つご紹介します。

 固定残業時間を超過した時間数を計算する　　～MAX関数～

勤怠をExcelで集計している会社でよくお目にかかるのが、「固定残業手当を支給していて、実残業時間から固定残業時間を引いた時間＝超過残業時間を計算させたい」というものです。
実残業時間　－　固定残業時間　を出すときに使っていただきたいのが〔MAX関数〕です。

上図の例では、残業時間（C列）から固定残業時間（D列）を引いて超過残業時間（E列）を出していますが、残業時間が固定残業時間以内である場合、計算式の結果がマイナスになります。
時間の表示は原則マイナスを許容していないため、エラー表示（######）になってしまうのです。

=IF(C2-D2>0,C2-D2,0)という式でも0以上の値のみを表示できますが、[MAX関数]を用いることで、非常にシンプルな式で######問題を解決することができます。

計算式はシンプルであればあるほど、後から検証もしやすいので、MAX関数をぜひ使ってみてください。

 

 個人ごとに作成したシートのデータを別シートで一覧にする　～INDIRECT関数

勤怠表を作り、各人の勤怠を入力。ぞれぞれの月の勤怠の合計を一覧にしたい、という時、一つ一つシートを参照してデータを拾ってくるのは骨が折れます。
ここで使いたいのがINDIRECT関数です。

上記の例でいうと、参照したいのは「田中ももこ」というシートの「J59」から「U59」のセルです。
数式であらわすと「田中ももこ!Ｊ５９」ですが、試しに、同じブックに作成した「集計」シートに［=$A2&”!J59”］と入力しても、【田中ももこ!J59】という文字列が返ってくるだけです。

ここでINDIRECT関数を使うことにより、文字列が参照する先の情報を取得することができます。
INDIRECT（文字列）は、文字列であらわしたセルの中身を返す数式です。

参照先の列を変更していけば、それぞれの勤怠の合計値を参照することができます。

EXCELのベーシックな数式を覚えて、面倒な作業の手間を省き、工数を楽しく削減しましょう！

労務DDのご相談ならHRプラス社会保険労務士法人までお問い合わせください。

関連記事